Wohnung vermieten 2026: Komplett-Anleitung für private Vermieter

Wohnung vermieten — was Sie wissen müssen

Eine Wohnung selbst zu vermieten ist 2026 unkomplizierter als je zuvor — und gleichzeitig anspruchsvoller. Unkomplizierter, weil digitale Werkzeuge fast alle früher manuellen Schritte automatisieren: Anfragen werden automatisch beantwortet, Bewerber qualifizieren sich selbst per digitaler Selbstauskunft, Besichtigungstermine buchen Interessenten online. Anspruchsvoller, weil rechtliche Anforderungen wachsen — Energieausweis-Pflicht, Mietpreisbremse, Datenschutz nach DSGVO und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verlangen Sorgfalt.

Die typische Frage privater Vermieter lautet daher nicht mehr "kann ich das selbst?" — sondern "wie organisiere ich es so, dass ich nicht mein halbes Wochenende mit 100 E-Mails verbringe?". In Großstädten wie Berlin, München, Hamburg oder Köln gehen auf eine durchschnittliche Wohnungsanzeige innerhalb von 48 Stunden 50 bis 200 Anfragen ein. Wer jede einzeln beantwortet, verliert qualifizierte Bewerber an Mitbewerber, die schneller reagieren.

Diese Anleitung führt Sie durch alle acht Phasen einer professionellen Vermietung — von der ersten Vorbereitung der Wohnung bis zur Schlüsselübergabe. Sie zeigt, welche rechtlichen Anforderungen aktuell gelten, welche Schritte Sie selbst übernehmen sollten und an welchen Stellen sich Werkzeuge oder eine Vermietungs-Plattform lohnen. Am Ende vergleichen wir den Aufwand mit und ohne Makler sowie mit und ohne Software.

Wichtig vorab: Diese Seite beschreibt deutsche Rechtspraxis (Stand 2026) und richtet sich an private Vermieter mit ein bis zehn Wohneinheiten. Sie ist keine Rechtsberatung im Einzelfall — bei komplexen Sachverhalten (Eigenbedarf, Modernisierungsmieterhöhung, Mischgebiete) sollten Sie einen Fachanwalt für Mietrecht konsultieren oder Mitglied beim Eigentümerverband Haus & Grund werden.

Voraussetzungen: Was Sie zum privaten Vermieten brauchen

Für die private Vermietung einer Wohnung brauchen Sie keine Genehmigung und kein Gewerbe. Sie müssen über die Wohnung verfügen dürfen, einen gültigen Energieausweis haben, die Miete im zulässigen Rahmen ansetzen und die Mieteinnahmen versteuern. Beim Einzug kommen Kaution und Wohnungsgeberbestätigung hinzu.

Verfügungsrecht: Sie sind Eigentümer oder haben die Erlaubnis des Eigentümers. Wer selbst zur Miete wohnt, braucht für eine Untervermietung die Erlaubnis seines Vermieters (§ 540 BGB). Bei einer Eigentumswohnung lohnt ein Blick in Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, ob die Nutzung eingeschränkt ist.
Kein Gewerbe: Wer eigene Wohnungen vermietet, verwaltet in der Regel privates Vermögen und meldet kein Gewerbe an. Anders kann es bei möblierter Kurzzeitvermietung mit hotelähnlichen Leistungen aussehen.
Energieausweis: Die Kennwerte gehören ins Inserat (§ 87 GModG). Den Ausweis legen Sie spätestens bei der Besichtigung vor und übergeben ihn nach Vertragsschluss als Original oder Kopie (§ 80 Abs. 4 GModG).
Zulässige Miethöhe: In Gebieten mit Mietpreisbremse darf die Miete bei Vertragsbeginn höchstens 10 % über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen (§ 556d BGB). Ausnahmen gelten etwa für Wohnungen, die nach dem 1. Oktober 2014 erstmals genutzt wurden, und nach umfassender Modernisierung (§ 556f BGB).
Kaution: Höchstens drei Monatsmieten ohne Betriebskosten. Der Mieter darf in drei Monatsraten zahlen, und Sie legen das Geld getrennt von Ihrem Vermögen an (§ 551 BGB).
Rauchwarnmelder: In allen Bundesländern sind sie in Schlafräumen, Kinderzimmern und in Fluren, die als Rettungsweg aus diesen Räumen dienen, vorgeschrieben. Wer einbaut und wartet, regelt die jeweilige Landesbauordnung.
Wohnungsgeberbestätigung: Nach dem Einzug bestätigen Sie ihn dem Mieter schriftlich oder elektronisch, damit er sich innerhalb von zwei Wochen anmelden kann (§ 19 Bundesmeldegesetz).
Steuern: Mieteinnahmen abzüglich Werbungskosten wie Zinsen, Abschreibung und Erhaltungsaufwand geben Sie in der Anlage V Ihrer Einkommensteuererklärung an (§ 21 EStG).

Schritt 1

Wohnung vorbereiten — Mängel, Fotos, Energieausweis

Bevor die erste Anzeige online geht, entscheidet die Vorbereitung über die Qualität der späteren Bewerber. Eine sauber renovierte, gut fotografierte Wohnung mit vollständigen Unterlagen zieht zahlungskräftige Bewerber an. Eine schlecht präsentierte Wohnung zieht Schnäppchenjäger an, die später bei der Miete handeln wollen.

Mängel beheben — der ROI ist meist positiv

Prüfen Sie die Wohnung nüchtern: Lockere Steckdosen, defekte Lampen, abblätternde Farbe, kaputte Fugen im Bad, eine ausgeleierte Wohnungstür — solche Kleinigkeiten signalisieren Bewerbern Vernachlässigung und reduzieren den durchsetzbaren Mietpreis. Eine Investition von 200 bis 500 Euro in handwerkliche Reparaturen amortisiert sich oft schon im ersten Vermietungsmonat über höhere Miete oder weniger Mietausfall.

Renovierungsarbeiten wie Streichen, Türzargen lackieren oder Bodenreinigung sind klassische Vermieteraufgaben. Wenn die Wohnung leer ist, lohnt eine Grundreinigung von Boden, Sanitär, Küche und Fenstern — entweder selbst oder durch ein Reinigungsunternehmen für 150 bis 300 Euro. Das ist günstiger, als wegen unappetitlicher Bilder zwei Wochen länger zu inserieren.

Fotos — der wichtigste Hebel der gesamten Vermietung

Auf Wohnungsportalen entscheiden Bewerber innerhalb von zwei Sekunden, ob sie auf eine Anzeige klicken. Diese zwei Sekunden sind das Titelbild. Schlechte Fotos halbieren die Klickrate, gute Fotos verdoppeln sie. Was bedeutet "gut"?

Tageslicht: Fotografieren Sie zur hellsten Tageszeit. Schalten Sie zusätzlich alle Lampen ein, das gleicht Schatten aus.
Querformat: Wohnungsportale zeigen Querformate größer und prominenter.
Weitwinkel: Mit dem Smartphone reicht oft das Standard-Objektiv. Wenn Sie eine Kamera haben, nutzen Sie 18–24 mm Brennweite (KB-äquivalent).
Ordnung: Räumen Sie persönliche Gegenstände, Schuhe, Müll, Mülleimer und sichtbare Kabel vor jedem Foto weg.
Reihenfolge: Wohnzimmer zuerst, dann Küche, dann Bad, dann Schlafzimmer, dann Balkon/Außenbereich. Mindestens 8 Fotos.

Wer keine Zeit oder Erfahrung hat, beauftragt einen Immobilienfotografen. In Großstädten kosten 8–12 hochwertige Fotos mit HDR und Bildbearbeitung 100 bis 200 Euro — meist über Plattformen wie Snappr, Ophelia oder lokale Anbieter. Die Investition rentiert sich fast immer.

Energieausweis — Pflicht bei jeder Neuvermietung

Ohne Energieausweis kommen Sie durch keine Vermietung: Das Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG, bis Juli 2026 GEG) verpflichtet Sie zur Vorlage spätestens bei der Besichtigung (§ 80 Abs. 4 GModG) — und sobald der Ausweis vorliegt, zur Angabe der Kerndaten im Inserat (§ 87 GModG). Es gibt zwei Arten:

Verbrauchsausweis (50–100 €): Basiert auf den tatsächlichen Verbräuchen der letzten drei Jahre. Schneller und günstiger, aber nicht für alle Gebäude zulässig (Wohngebäude mit weniger als 5 Wohnungen und Bauantrag vor dem 1. November 1977 brauchen einen Bedarfsausweis, wenn sie nicht mindestens den Wärmeschutz von 1977 erreichen).
Bedarfsausweis (250–500 €): Berechnet basierend auf der Bausubstanz und Anlagentechnik. Aufwändiger, dafür aussagekräftiger.

Bestellen können Sie den Energieausweis online (Energieausweis48, Co2online), beim Schornsteinfeger oder bei einem Energieberater. Die Bearbeitungszeit beträgt eine bis zwei Wochen — also rechtzeitig vor dem Inserat beantragen. Im Inserat müssen Sie angeben: Art des Ausweises, Endenergiebedarf oder Endenergieverbrauch in kWh/(m²·a), wesentlicher Energieträger (z. B. Gas), Baujahr und Energieeffizienzklasse (A+ bis H).

Schritt 2

Mietpreis bestimmen — Mietspiegel, Mietpreisbremse, Vergleichswerte

Der falsche Mietpreis ist der häufigste Anfängerfehler. Zu hoch — und Sie verlieren Wochen mit erfolglosen Inseraten. Zu niedrig — und Sie verschenken über die gesamte Mietdauer hinweg fünfstellige Beträge. Beide Fälle lassen sich vermeiden, wenn Sie systematisch vorgehen.

Den qualifizierten Mietspiegel auswerten

Gemeinden mit mehr als 50.000 Einwohnern müssen einen Mietspiegel erstellen (§ 558c Abs. 4 BGB), viele davon als qualifizierten Mietspiegel — eine systematische Erhebung der ortsüblichen Vergleichsmieten nach Lage, Baujahr, Wohnfläche und Ausstattung. Sie finden ihn meist über die Website Ihrer Stadt oder unter mietspiegelonline.de. Der Mietspiegel ist Ihre wichtigste Quelle für die Preisfindung.

So gehen Sie vor: Bestimmen Sie die Spalte (Baujahr-Klasse) und die Zeile (Wohnfläche). Sie erhalten eine Mittelwert-Miete pro Quadratmeter sowie eine Bandbreite. Mit Zu- und Abschlägen (Lage, Ausstattung, Modernisierung) ergibt sich der konkrete Wert für Ihre Wohnung. Eine Wohnung im Erdgeschoss ohne Balkon liegt typischerweise am unteren Rand der Bandbreite, eine sanierte Dachgeschosswohnung mit Balkon am oberen.

Mietpreisbremse — wo sie gilt und was Sie beachten müssen

Wo die Mietpreisbremse gilt, legen die Länder per Verordnung fest (§ 556d Abs. 2 BGB). Bei Neuvermietung darf die Miete dort höchstens 10 % über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen. Rügt der Mieter einen Verstoß innerhalb von 30 Monaten nach Mietbeginn, müssen Sie die zu viel gezahlte Miete ab Vertragsbeginn zurückzahlen (§ 556g Abs. 2 BGB). Auch außerhalb dieser Gebiete gilt eine Grenze: Mehr als 20 % über der Vergleichsmiete ist eine Mietpreisüberhöhung, wenn Sie ein geringes Wohnungsangebot ausnutzen — Bußgeld bis 50.000 € (§ 5 WiStG). Prüfen Sie auf wohngeld.org oder direkt bei Ihrer Stadt, ob Ihre Adresse betroffen ist.

Es gibt vier wichtige Ausnahmen: Bei Neubauten (erstmalige Vermietung nach Oktober 2014), bei umfassend modernisierten Wohnungen, bei einer höheren Vormiete (sog. Bestandsschutz) und bei möbliert vermieteten Wohnungen mit getrennt ausgewiesenem Möblierungszuschlag. Wer eine Ausnahme nutzt, muss diese dem Mieter in Textform vor Vertragsabschluss mitteilen — sonst greift die Mietpreisbremse trotzdem.

Vergleichswerte aus aktuellen Inseraten

Ergänzend zum Mietspiegel sollten Sie konkurrierende Inserate prüfen. Suchen Sie auf Immowelt, ImmoScout24 und Kleinanzeigen nach Wohnungen ähnlicher Größe, Ausstattung und Lage in Ihrem Stadtteil. Notieren Sie für 8–10 Vergleichsobjekte die Kaltmiete pro Quadratmeter. Der Median dieser Werte ist eine gute Realitätskontrolle für Ihren Mietspiegel-Wert. Für Städte an Rhein und Ruhr finden Sie aktuelle Angebotsmieten neben Mietspiegel und Jobcenter-Grenze unter Mietpreise an Rhein und Ruhr.

Faustregel: Liegt Ihr geplanter Preis mehr als 5 % über dem Median vergleichbarer aktueller Inserate, riskieren Sie einen schleppenden Vermietungsverlauf — selbst wenn die Mietpreisbremse das erlauben würde. Die Vergleichbarkeit der Bewerber ist entscheidender als der maximal mögliche Preis.

Schritt 3

Inserat erstellen — Pflichtangaben, Fotos, Beschreibung

Ein gutes Inserat besteht aus drei Bausteinen: rechtlich vollständige Pflichtangaben, eine ehrliche und ansprechende Beschreibung sowie hochwertige Fotos. Wer einen dieser drei Bausteine vernachlässigt, bekommt entweder Bußgelder, falsche Bewerber oder zu wenig Bewerber.

Welche Angaben sind Pflicht?

Liegt bei Aufgabe der Anzeige ein Energieausweis vor, müssen folgende Daten im Inserat stehen (§ 87 GModG), sonst droht ein Bußgeld bis 10.000 Euro (§ 108 GModG):

Energieausweistyp (Verbrauch oder Bedarf)
Endenergiebedarf oder Endenergieverbrauch in kWh/(m²·a)
Wesentlicher Energieträger (Gas, Öl, Fernwärme, Strom, Pellets etc.)
Baujahr des Gebäudes (laut Energieausweis)
Energieeffizienzklasse (A+ bis H)

Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber praktisch unverzichtbar sind: Wohnfläche, Anzahl Zimmer, Stockwerk, Kaltmiete, Nebenkosten, Heizkosten, Kaution, frühestes Bezugsdatum sowie eine kurze Adressangabe (mindestens Stadtteil oder Postleitzahl, vollständige Adresse ist datenschutzrechtlich zulässig und erhöht die Klickrate).

Beschreibung — was reinschreiben, was weglassen

Eine gute Beschreibung umfasst 200 bis 400 Wörter. Beginnen Sie mit dem klaren Highlight (z. B. "Helles Altbau-Wohnzimmer mit Stuckdecke und Südbalkon"), erklären Sie dann die Raumaufteilung, beschreiben Sie Lage und Anbindung (ÖPNV-Stationen, Einkaufsmöglichkeiten, Schulen) und schließen Sie mit den gewünschten Bewerber-Eigenschaften (z. B. "Wir freuen uns auf nichtrauchende Bewerber mit gesicherten Einkommensverhältnissen").

Vermeiden Sie diskriminierende Formulierungen — auch unbeabsichtigte. Sätze wie "deutscher Mieter bevorzugt" oder "nur Muttersprachler" benachteiligen wegen der ethnischen Herkunft. Das verbietet § 19 Abs. 2 AGG jedem Vermieter, unabhängig von der Zahl der Wohnungen, und es drohen Schadensersatz und Entschädigung (§ 21 AGG). Erlaubt sind Formulierungen, die sich an objektiven Kriterien orientieren: "berufstätig", "Nichtraucher" oder "ohne Haustiere wegen Allergien des Vorbesitzers".

Welche Portale — und wie viele?

Drei Portale dominieren den deutschen Markt:

ImmobilienScout24: Größte Reichweite. Das kostenlose Basis-Inserat für Private ist eng begrenzt (höchstens 10 Kontaktanfragen, ein Gratis-Inserat pro 6 Monate); für eine echte Mietersuche brauchen Sie ein bezahltes Paket, Preis je nach Laufzeit im Buchungsdialog.
Immowelt: Zweitgrößtes Portal. Der erste Monat ist für Private kostenlos, verlängert sich aber automatisch kostenpflichtig, wenn Sie nicht rechtzeitig kündigen; dasselbe Objekt ist nur einmal in drei Monaten gratis.
Kleinanzeigen (ehemals eBay Kleinanzeigen): Höchste Anfragequantität, Bewerberqualität gemischt, kostenlos für Privatkunden mit zwei aktiven Inseraten gleichzeitig.

Faustregel für Großstädte: Auf allen drei Portalen gleichzeitig inserieren maximiert die Reichweite und reduziert die Vermarktungsdauer. Auf nur einem Portal zu sparen kostet typischerweise mehr Mietausfall, als die anderen Portale kosten würden. Wer Multi-Portal-Veröffentlichung nicht manuell stemmen will, nutzt eine Vermietungs-Plattform, die das Inserat einmal erfasst und automatisch auf allen Portalen synchronisiert.

Schritt 4

Anfragen managen — von 100 auf 5

Sobald die Anzeige online ist, beginnt der zeitintensivste Abschnitt der Vermietung. In Großstädten gehen typischerweise 50 bis 200 Anfragen in den ersten 48 Stunden ein. Selbst ohne jede Antwort kostet das schon Mental-Load: Posteingang voll, drei Telefonanrufe parallel, drei Portale mit eigenen Nachrichtensystemen.

Erwartungshaltung — und warum schnelle Antwort wichtig ist

Gute Bewerber bewerben sich auf 5 bis 15 Wohnungen gleichzeitig. Wer innerhalb von 6 Stunden antwortet, bleibt im Spiel. Wer erst nach 48 Stunden antwortet, hat den Bewerber meist schon verloren — entweder hat er bereits eine Zusage anderswo, oder er hat das Interesse verloren. Reaktionszeit ist daher mindestens so wichtig wie die Antwortqualität.

Die einfachste Filter-Strategie

Die manuelle Variante: Sie senden allen Anfragenden eine standardisierte Antwort mit den wichtigsten Eckdaten der Wohnung, einem Link zur digitalen Mieterselbstauskunft und der Angabe, dass Besichtigungstermine erst nach ausgefüllter Selbstauskunft vergeben werden. Damit reduziert sich die Bewerberzahl typischerweise um 60–80 % — viele Anfragen sind reflexartig und ohne ernsthaftes Interesse.

Wer 100 Anfragen einzeln per Copy & Paste mit dieser Standardantwort beantwortet, braucht bei ein bis zwei Minuten je Antwort zwei bis drei Stunden — und die Anfragen kommen in Wellen über mehrere Tage. Effizienter ist ein Autoresponder, der die Standardantwort automatisch verschickt und sofort Selbstauskunfts-Link mitsendet.

Die anspruchsvollere Filter-Strategie

Bei stark nachgefragten Wohnungen reicht der Selbstauskunfts-Filter allein nicht. Eine zweite Stufe filtert anhand der Selbstauskunfts-Antworten: Bewerber, deren Nettoeinkommen weniger als das Dreifache der Warmmiete beträgt, werden nachrangig einsortiert; Sie entscheiden und können auch aussortierte Bewerber einladen. Bewerber mit passendem Einkommen werden zur Besichtigung eingeladen; Nachweise und SCHUFA-Auskunft folgen erst beim bevorzugten Kandidaten. So reduzieren sich 100 Anfragen zu 5–10 Einladungen — dem realistisch sinnvollen Maximum für persönliche Besichtigungstermine.

Schritt 5

Bewerber prüfen — Selbstauskunft, SCHUFA, Nachweise

Die Bewerberprüfung ist der rechtlich heikelste Schritt der gesamten Vermietung. Hier kollidiert das berechtigte Interesse des Vermieters an Sicherheit mit dem Diskriminierungsschutz nach AGG §19 und dem Datenschutz nach DSGVO. Wer hier sauber arbeitet, vermeidet sowohl Mietausfälle als auch Schadenersatzansprüche.

Die Mieterselbstauskunft als Kernwerkzeug

Die Mieterselbstauskunft ist ein standardisierter Fragebogen zu Bewerbersituation: Einkommen, Beruf, Anzahl einziehender Personen, Haustiere, laufendes Insolvenzverfahren. Sie liefert eine erste Risikobewertung — noch bevor der Aufwand einer Besichtigung anfällt.

Welche Fragen erlaubt sind, regelt vor allem der Datenschutz: Erlaubt ist, was für die Mietentscheidung erforderlich ist (Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz, Version 2.0, Januar 2026). Nicht erlaubt sind Fragen zu Religion, ethnischer Herkunft, Familienstand, Heiratsabsichten, Schwangerschaft, Kinderwunsch, Vorstrafen sowie Partei- oder Mietervereinsmitgliedschaft. Eine ausführliche Übersicht finden Sie unter /mieterselbstauskunft.

SCHUFA-Auskunft — Pflicht oder Kür?

Eine SCHUFA-Auskunft dürfen Sie nicht einfach von jedem Bewerber verlangen — erst wenn ein konkretes Mietinteresse beidseitig besteht. Der saubere Ablauf: Sie laden 3–5 vorqualifizierte Bewerber zur Besichtigung ein, danach fordern Sie von dem (oder den) bevorzugten Kandidaten eine SCHUFA-BonitätsAuskunft an. Diese ist anders als die Selbstauskunft kein Eigenangabe-Dokument, sondern wird direkt von der SCHUFA ausgestellt — Bewerber holen sie unter meineschufa.de für ca. 30 € ein.

Was die BonitätsAuskunft zeigt: ob bei der SCHUFA ausschließlich positive oder auch negative Informationen gespeichert sind, etwa Mahnverfahren, Inkasso oder Insolvenz. Den neuen SCHUFA-Score (100 bis 999 Punkte) enthält sie nicht; wie Sie Zertifikat und Score lesen, erklärt der Beitrag SCHUFA vor der Besichtigung. Religiöse Zugehörigkeit, ethnische Herkunft oder sexuelle Orientierung gibt die SCHUFA gar nicht aus.

Einkommensnachweise und Mietschuldenfreiheitsbescheinigung

Standard sind die letzten drei Gehaltsabrechnungen oder, bei Selbstständigen, der letzte Steuerbescheid sowie eine BWA. Selbstauskunfts-Angaben sollten konsistent zu den Nachweisen sein — Abweichungen über 10 % deuten auf gefälschte Selbstauskunft hin und sind ein klares Ausschlusskriterium. Wie gekaufte Unterlagen und Strohmann-Bewerber in der Praxis auffallen, zeigen drei Betrugsfälle aus der Hausverwaltung.

Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung vom letzten Vermieter ist optional, aber sehr aussagekräftig. Wer sie nicht beibringen will oder kann, gibt damit oft schon eine Antwort. Achten Sie auf Originaldokumente — Selbstauskunfts-Angaben werden bei einigen Bewerbern erfunden, vom Vorvermieter abgestempelte Bescheinigungen praktisch nie.

Schritt 6

Besichtigungen organisieren — Einzel oder Gruppe?

Im Besichtigungstermin entscheidet sich, ob ein vorqualifizierter Bewerber zum Mieter wird. Hier prüfen Sie die "weichen" Kriterien — Auftreten, Pünktlichkeit, Eigeninitiative — die in keiner Selbstauskunft stehen. Gleichzeitig prüft der Bewerber, ob die Wohnung den Online-Eindruck hält. Ein gut organisierter Termin ist daher Investition in beide Richtungen.

Einzelbesichtigung — empfehlenswerter Standard

Pro Termin 15 bis 20 Minuten. Vorteile: Bewerber sind entspannt, stellen ehrliche Fragen, Sie bekommen einen ungestörten Eindruck. Nachteile: Höherer Zeitaufwand — bei 5 Einladungen sind das 1,5 bis 2 Stunden plus Anfahrt. Für die meisten privaten Vermieter ist das die richtige Wahl, weil die Qualität der Auswahl steigt.

Gruppenbesichtigung — Effizienz auf Kosten der Qualität

Sammeltermine mit 10 bis 30 Bewerbern gleichzeitig sind in Großstädten verbreitet, aber problematisch. Sie wirken auf zahlungskräftige Bewerber abschreckend ("Cattle-Call-Eindruck"), erschweren die individuelle Bewertung und bergen ein höheres AGG-Risiko, weil Auswahlentscheidungen schlechter dokumentierbar sind. In sehr begehrten Lagen können sie als erste Vorqualifizierung dienen — danach folgt sinnvollerweise ein zweiter Einzeltermin mit den Top-3.

Online-Terminbuchung — Bewerber buchen sich selbst

Statt Termine per E-Mail abzustimmen ("Wann hätten Sie Zeit?" → "Mittwoch 18 Uhr?" → "Geht das auch 19 Uhr?"), bieten viele Vermieter heute Online-Terminbuchung an. Bewerber sehen freie Slots, wählen einen aus, bekommen automatisch eine Bestätigung. Nichterscheinensraten sinken signifikant, weil das System automatisch Erinnerungen per E-Mail oder WhatsApp verschickt.

Eine ausführliche Übersicht aller Aspekte rund um die Besichtigung finden Sie unter /besichtigungstermine — inklusive Checkliste für den Termin selbst, Hinweise zum Übergabeprotokoll bei späterer Vermietung und Gesprächsleitfaden.

Schritt 7

Mieter auswählen — AGG-konform und transparent

Nach den Besichtigungen müssen Sie aus typischerweise 3–5 qualifizierten Bewerbern den richtigen auswählen. Die Auswahl muss objektiv begründbar sein, weil benachteiligte Bewerber theoretisch eine Diskriminierungsklage nach AGG einreichen können. In der Praxis ist das selten, aber gut dokumentierte Auswahlentscheidungen schützen.

Objektive Auswahlkriterien

Erlaubte Kriterien sind alle, die sachlich für das Mietverhältnis relevant sind:

Verhältnis Einkommen zu Warmmiete (mindestens Faktor 3)
Bonität (SCHUFA ohne Negativeinträge)
Keine erheblichen Mietrückstände aus dem bisherigen Mietverhältnis
Vollständigkeit und Glaubwürdigkeit der Unterlagen
Anzahl Personen passt zur Wohnungsgröße
Stabile Beschäftigungssituation (unbefristeter Vertrag > befristet > Probezeit)

Das AGG verbietet Benachteiligung wegen ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Identität (§ 19 Abs. 1 AGG). Wer nicht mehr als 50 Wohnungen vermietet, ist in der Regel nur an das Verbot der Benachteiligung wegen ethnischer Herkunft gebunden — dieses gilt aber immer (§ 19 Abs. 2 und 5 AGG). Merkmale, nach denen Sie nicht fragen dürfen, wie der Familienstand, gehören ohnehin nicht in die Auswahl.

Absagen — kurz, freundlich, ohne Begründung

Vermieter sind nicht verpflichtet, Absagen zu begründen. Eine kurze, freundliche Standardabsage genügt rechtlich. Vermeiden Sie Detailbegründungen ("Wir haben uns für eine andere Familie entschieden") — das gibt im Streitfall mehr Angriffsfläche als eine neutrale Formulierung ("Wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden, der unser Profil besser trifft. Vielen Dank für Ihr Interesse").

Wichtig: Versenden Sie Absagen erst nach unterschriebenem Vertrag mit dem Wunschkandidaten. So haben Sie eine Reserveliste, falls die Erstwahl im letzten Moment abspringt.

Schritt 8

Mietvertrag aufsetzen und Übergabe

Mit der Vertragsunterzeichnung endet die Vermietungsphase und beginnt das Mietverhältnis. Hier lauern die teuersten Fehler — eine unwirksame Klausel kann Sie über Jahre Geld kosten oder Kündigungen verhindern.

Standardvertrag oder individuell?

Für die allermeisten Vermietungen eines normalen Wohnraums genügt ein Standardmietvertrag. Nutzen Sie aktuelle Muster vom Eigentümerverband Haus & Grund, von Mieterbund-Plattformen oder Anbietern wie immowelt-Vertragsmuster. Wichtig: Das Muster muss aus dem aktuellen Jahr sein — alte Klauseln (z. B. zur Schönheitsreparatur) sind oft durch BGH-Urteile unwirksam geworden.

Individuell aufgesetzte Verträge brauchen Sie nur in Sonderfällen — möblierte Vermietung mit hohem Möblierungszuschlag, Untervermietungs-Klauseln, Staffelmiete, Indexmiete, Befristung mit qualifiziertem Befristungsgrund. In diesen Fällen lohnt eine anwaltliche Prüfung für 150–300 €.

Häufige Fallstricke

Schönheitsreparaturen: Starre Fristenpläne sind unwirksam (BGH VIII ZR 361/03), und wer die Wohnung unrenoviert übergibt, kann Schönheitsreparaturen nicht per Formularklausel auf den Mieter abwälzen (BGH VIII ZR 185/14). Verwenden Sie nur die aktuellen Klauseln aus geprüften Mustern.
Kaution: Maximal 3 Nettokaltmieten, in 3 Raten zahlbar, getrennt vom eigenen Vermögen verzinst anzulegen (§ 551 BGB).
Indexmiete vs. Staffelmiete: Beide sind zulässig, aber nur wenn ausdrücklich vereinbart. Nicht beides gleichzeitig.
Eigenbedarfsklausel: Eigenbedarf muss nicht im Vertrag stehen, ergibt sich aus dem Gesetz.
Tierhaltung: Pauschales Verbot von Hunden/Katzen ist unwirksam. Sie können Ihre Zustimmung an Bedingungen knüpfen, müssen sie aber begründbar erteilen oder verweigern.

Übergabeprotokoll — pflicht für alle Beteiligten

Bei der Schlüsselübergabe erstellen Sie ein Übergabeprotokoll, das alle Beteiligten unterschreiben. Es dokumentiert: Zählerstände (Strom, Gas, Wasser), übergebene Schlüssel (Anzahl), Zustand der Wohnung Raum für Raum (Mängel, Verschmutzungen, Dellen). Fotos sind sinnvoll. Ohne Übergabeprotokoll ist später kaum nachweisbar, ob ein Schaden bei Auszug bereits beim Einzug bestand — Sie haften dann faktisch. Eine Vorlage zum Ausfüllen finden Sie im Wohnungsübergabeprotokoll.

Mit oder ohne Makler?

Seit dem Bestellerprinzip 2015 zahlt die Maklerprovision derjenige, der den Makler beauftragt — bei Vermietung also fast immer der Vermieter. Höchstens erlaubt sind zwei Nettokaltmieten plus 19 % USt, also 2,38 Monatsmieten (§ 3 Abs. 2 WoVermittG). Bei einer Wohnung mit 800 € Kaltmiete sind das rund 1.904 € pro Vermietung.

Aufgabe	Makler	Selbst (mit Plattform)
Inserat erstellen & veröffentlichen	Ja	Ja
Anfragen beantworten	Ja	Automatisch
Selbstauskunft einholen	Ja	Automatisch
Termine koordinieren	Ja	Online buchbar
Besichtigungen durchführen	Makler	Sie selbst
Bewerber auswählen	Vorschlag durch Makler	Sie selbst
Mietvertrag aufsetzen	Ja (oder Anwalt)	Vorlage + Anwalt bei Bedarf
Kosten	~1.900 €	~150 €

Der Makler nimmt Ihnen Anfragenbearbeitung, Besichtigungen und Mieterauswahl ab. Eine Vermietungs-Plattform automatisiert Anfragenbearbeitung, Selbstauskunft und Terminbuchung — Besichtigung und Auswahl bleiben bei Ihnen, was bei einer einzelnen Wohnung 4–6 Stunden Aufwand bedeutet. Bei 1.900 € Kostenersparnis lohnt sich der Selbst-Weg fast immer, sofern Sie 4–6 Stunden Zeit aufbringen können.

Mit oder ohne Vermietungs-Plattform?

Wer einmalig eine Wohnung vermietet, kommt mit Excel, E-Mail-Filtern und drei Browser-Tabs durch. Wer regelmäßig vermietet — sei es als Investor mit mehreren Wohnungen, als Privatperson mit Eigentumswohnungen oder einfach mit hoher Anfragenzahl — gewinnt durch eine Plattform deutlich.

Aufwand ohne Plattform — eine Beispielrechnung

Die folgenden Werte sind unsere Schätzung, keine Messung. 100 E-Mail-Anfragen einzeln beantworten: 2–3 Stunden pro Tag. PDF-Selbstauskünfte vergleichen: 1 Stunde pro 10 Bewerber. Termine per Hin-und-Her-Mail abstimmen: 15 Minuten pro Termin. Bewerber-Reminder verschicken: 5 Minuten pro Bewerber. Insgesamt fallen für eine Wohnungsvermietung 15–25 Stunden manuelle Arbeit an — verteilt auf 2–4 Wochen.

Aufwand mit Plattform — was übrig bleibt

Ebenfalls geschätzt: Inserat einmal erstellen (30 Minuten), Bewerber-Auswahlkriterien einmal konfigurieren (15 Minuten), 5–10 Besichtigungen durchführen (3–5 Stunden), Mietvertrag mit Wunschkandidat unterzeichnen (1 Stunde). Insgesamt 5–7 Stunden — der Rest läuft automatisch.

Was bietet ImmoSchedule konkret?

ImmoSchedule ist keine Hausverwaltungssoftware und keine Bestandsverwaltung — sondern eine spezialisierte Vermietungs-Plattform für die Mietersuche. Wir decken genau die Phase ab, die diese Anleitung beschreibt: von der Anzeige bis zum unterschriebenen Mietvertrag. Bestandsverwaltung (Mietzahlungen, Nebenkosten) machen wir bewusst nicht.

Multi-Portal-Veröffentlichung (Immowelt, Kleinanzeigen) aus einer Erfassung
Autoresponder mit Vorqualifizierungs-Link
Digitale Mieterselbstauskunft inklusive AGG-konformer Bewertung
Online-Terminbuchung mit automatischen WhatsApp-Erinnerungen
DSGVO-konforme automatische Löschung hochgeladener Unterlagen 90 Tage nach dem Upload
Keine monatlichen Kosten: ab 79 € pro Inserat (2 bis 12 Wochen Laufzeit)

Eine ausführliche Funktionsübersicht finden Sie unter /features oder bei den Spezialseiten Selbstauskunft, Terminbuchung und Autoresponder.

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